COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

LA COMUNICACIÓN EFECTIVA EN TU ORGANIZACIÓN

22 DICIEMBRE 2013

EXPERIENCIAS EMPRESARIALES DEL GRUPO

            El mismo, va dirigido a producciones referentes a las experiencias y buenas prácticas de los sistemas de comunicación de las organizaciones donde cada uno de ustedes laboran.

1.     ADÁN ENRIQUE CAMARILLO MILLANO:

Miembro activo de la Fuerza Amada Nacional, con 29 años de servicio, Oficial Técnico con el grado de Coronel en la especialidad de Administración de Recursos Físicos y Financieros durante el desarrollo de mi carrera me he desempeñado en  diferentes cargos acordes con mi especialidad, siendo los más recientes; Jefe de la Sección de Control Previo del Departamento de Contabilidad de la Dirección  de Finanzas del Ejército, Jefe del Equipo de Trabajo de Control Bancario de la Dirección de Habilitaduría del MPPD y Actualmente me desempeño como Oficial Inspector del Área de Finanzas de la INGEFANB.

La Fuerza Armada Nacional constituye una institución nacional que está organizada con carácter permanente, profesional y sujeta a las disipaciones de la Constitución Nacional y de las leyes emanadas de esta,   podemos agregar que es una institución estructurada de una manera piramidal, donde la comunicación juega un papel fundamental en su desarrollo.

En el preámbulo de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999), así como en sus artículos 1°, 3° y 326°, se plantea la defensa integral de la nación como una nueva visión de la defensa del territorio nacional, la cual se basa, entre otras cosas, en la corresponsabilidad que tienen todos los venezolanos de participar en ésta, así como en el desarrollo integral del Estado venezolano.

A la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, la carta magna asigna tres tareas fundamentales (la defensa militar, la participación activa en el desarrollo integral de la nación y el mantenimiento del orden interno); pero, es a través de la Armada Bolivariana que se realiza el cuido, la promoción del correcto uso y la custodia de los espacios insulares y dependencias federales, así como de las áreas marinas y submarinas, lacustres, fluviales, bien sea por la jurisdicción que sobre esas aguas se tiene en relación con la exclusividad de pesca como por las riquezas que se encuentran en el suelo y subsuelo de la plataforma continental. Se debe señalar que en el caso de los territorios insulares, éstos pueden servir de cinturón de defensa inicial al momento de proyectarse poder naval alguno desde el mar hacia territorio continental venezolano.

La defensa de tales territorios insulares y aguas jurisdiccionales corresponde a la defensa naval y en ésta también deben participar los venezolanos y venezolanas, tal como lo plantea la carta magna y que fuese referido en un párrafo anterior.

Las Fuerzas Armadas tienen su razón de ser justificadas y demostradas en la necesidad de una garantía de integridad nacional, que engloba toda la población, toda la ciudadanía y sus bienes físicos, culturales, económicos o de producción. Y en esas actividades no encuentran reparos en prestar cooperación en múltiples actividades para las cuales cuenta con personal capacitado, experimentados y vastas instalaciones donde estas actividades pueden ser de salud, con hospitales y personal, cultural y deportivas y numerosas otras formas de operar conjuntamente con el pueblo en su misión de servir en dimensiones incalculables con generosidad y patriotismo.

LAS FF.AA. CON EL PUEBLO Y CON LA PRENSA

FF.AA con el Pueblo. La sociedad de la Patria es un conjunto vivo y orgánico de seres pensantes que viven alentando la idea de compartir la belleza de la vida y sus realizaciones con otras sociedades que vienen de generaciones en generaciones. Al encontrarse, intercambian experiencias y preguntan: ¿Qué hacen ustedes? ¿Qué han hecho? ¿Qué piensan hacer? Estas tres preguntas se harán siempre a toda institución castrense, máxime cuando se piensa que vivimos como monjes, meditando guerras. Estas ideas endosadas a la juventud inquieta. Distrae la atención de la verdad y se llega a creer que todo es como se dice.

Más que nunca la prensa es hoy una empresa y como tal tiene que vender su producto, tiene que oír a su cliente y atender a sus reclamos. La evolución del periodismo a lo largo de la historia ha estado determinada por la evolución de las tecnologías y la organización del poder en la sociedad. El periodismo, tal y como lo concebimos en nuestros días, surge con la sociedad de masas. No puede haber comunicación de masas si no existen estas masas. El periodista trata de mostrar todos los ángulos y opiniones en torno a un hecho o noticia. Tal actitud, a veces, contraría a las Fuerzas Armadas, a las que les gustaría ver su versión publicada en los diarios o difundida por televisión. La formación del profesional de prensa es completamente diferente a la del militar. Los pilares de la jerarquía y de la disciplina nos imponen obediencia y respeto a las decisiones de los jefes, no hay peros luego de una decisión tomada. Ya el hombre de prensa es informal y curioso por excelencia, es el detective de la noticia. Su visión de la autoridad militar es apenas la de una fuente de noticia capaz de crear un lead en los periódicos el día siguiente. Es la información bajo los diversos ángulos lo que les interesa.

LA COMUNICACIÓN SOCIAL

Generalidades. Comunicarse no es el simple hecho  de emitir mensajes, en nuestra comunicación existen múltiples factores que condicionan, limitan y hasta distorsionan una comunicación efectiva. La comunicación es un proceso.

Esto significa que ella debe ser creada, desarrollada y mantenida permanentemente. A propósito de comunicarse, existen dos escuelas que las definen con una marcada diferencia, mientras se manifiesta utilizando la comunicación como un proceso unidireccional, la otra escuela se manifiesta utilizando la comunicación bidireccional, en el sentido de ida y vuelta.

La comunicación social no debe ser un fenómeno aislado, atendido sólo en los más altos niveles de decisión, por el contrario, su tesitura requieren omnipresencia en cualquier planteamiento estratégico, sea de cualquier índole siendo el ingrediente socio-económico semi-interno en todo agregado humano. Su presencia no debe Una acción social diversificada, descapitalizarse ni mucho menos ignorarse para que la comunicación social tenga significación orgánica funcional o sinérgica, debe constituirse en sistema de comunicación social.

El Concepto de Información. Hemos visto como la opinión pública se ha convertido paulatinamente en el árbitro de una sociedad, ya que es ella la que concede y legitima el poder. Esto ha hecho que la información se convierta en un bien supremo y la garantía de que la publicación esté sólidamente fundamentada o en un instrumento mediante el cual pueda ganarse la opinión pública.

Los principios de libertad de información, libre circulación de información, etc. se convierten así en los pilares más sólidos de la organización social pero con significados diferentes según la visión particular que se tenga de ella.

En los ejércitos, la información es considerada de otra manera; es un factor que proporciona seguridad y es esencial para conseguir la sorpresa tanto táctica como estratégica.

Esto es motivo suficiente para desarrollar el secretismo, tendencia que incita al estamento militar a no informar de ningún asunto relacionado con los ejércitos.

Todos los países, sin excepción recogen esta visión de la información y se extiende a otras actividades del gobierno, lo que da lugar a una legislación que limita la libertad de información en los temas relacionados con la defensa nacional y los intereses del Estado. Este hecho ha sido y es motivo de no pocas controversias, ya que hay sectores de la sociedad que no aceptan ninguna restricción que afecten a la libertad de información, ya que la consideran que está como un bien que está incluido por encima de la propia seguridad, como antes ya apuntábamos. Sin discutir los efectos que pueda tener la información en el desarrollo de los acontecimientos de un conflicto armado, su argumentación la basan en los riesgos que son precisos correr para gozar de un grado suficiente de libertad.

Curiosamente aquí se produce una vez más una inversión de los significados, y la seguridad es considerada como una cualidad necesaria para poder vivir en libertad, vemos como ahora se convierte en un factor que nos priva y limita la libertad.

Propaganda. Aunque hayan otras dimensiones del análisis de la sociedad, la del poder es de especial interés para los militares. En cualquier sociedad los hombres no son iguales en cuanto a su autoridad o poder. En cualquier grupo algunos dirigen y otros siguen. Los líderes surgen a través de la fuerza, el intelecto, la persuasión, o una combinación de éstos y otros factores como la propaganda.

Cultura y Comunicación Social. El hombre no vive solo en ninguna  sociedad. El depende, en grado variable de la producción, los esfuerzos y el razonamiento de otros. Esta dependencia recíproca e interacción que resulta de la misma, produce reglas mediante las cuales los hombres se relacionan. Ya sea en una simple tribu o en una gran nación complicada o industrializada; estas instrucciones y reglas constituyen lo que llamamos cultura. La cultura es un modo específico de existir y ser del hombre. Dentro de cada comunidad crea un conjunto de vínculos entre las personas que determinan el carácter interhumano y social de la existencia.

LAS RELACIONES PÚBLICAS

Misión

Asesorar a todos los dependientes de una organización sobre las mejores formas de establecer una corriente de entendimiento y comprensión entre ésta y su público, a fin de satisfacer los intereses de ambos. Relaciones Públicas investiga, analiza, planifica, supervisa, informa para poder llegar a conclusiones, a partir de las cuales elabora los modos de acción a sugerir a la instancia que corresponda. El asesoramiento de Relaciones Públicas constituye un factor de colaboración para toda la organización, a fin de establecer fases de entendimiento, aceptación y crear disposiciones favorables, es decir, conquistar la comprensión de todos y así lograr el objetivo de integración.

Preceptos Básicos

•  Es una actividad de Comando en la que participan Todos los escalones.
•  Su eficiencia reside en la verdad, transmitida en  Lenguaje fácilmente comprensible.
• La divulgación correcta de acontecimientos constituye
• Una barrera contra la desinformación o falsedad.
• La aclaración al público interno y externo siempre traduce la voz del Comandant

2.     MILAGROS SINAID GARCÍA GÓMEZ:

            Aunque actualmente no me encuentro laborando, mi experiencia La puedo reflejar en dos disyuntivas una negativa y otra positiva,  en cuanto a la  no comunicación efectiva y  sus efectos,  la vi reflejada en mi etapa de Docente, donde  el desarrollo de la comunicación se hacía en forma circular  internamente y la comunicación externa se establecía mediante el alumno y sus representantes, mediante  medios tradicionales, (envió de notas) o por medios impresos (citaciones).

            Aunque la comunicación se llevaba bajo un mismo nivel (manteniéndose una misma meta y objetivos ) La globalización de contenidos que planteaba nuestra directora no era la misma que reflejaba la sud-directora , por ende, este tipo de comunicación, no permitía la efectividad entre ellas y su manifiesto se daba a la hora de realizar los consejos docentes (comunicación interna) , donde existían muchas contrariedades y arrojando decepciones por criticas que no eran apuntadas con grado de critica constructivas, sino mas bien destructivas que llevaban a la desmotivación de las colegas. Teniendo un equipo tan eficiente y productivo, pero dichos subordinados, no sabían llegarle de buena manera a este grupo, y lo que les causaba efectos de desprecio, ausentismo laboral, pocas ganas de trabajar, rumores de pasillos, entre otras.

            Por otro lado en mi carrera de Turismo, tuve la oportunidad de realizar viajes al interior del país, donde mi practica fue bastante efectiva en cuanto a la comunicación, basándome  en que la  comunicación está asociado a las teorías de aprendizaje, a los ritos, roles, reglas de las relaciones interpersonales, a las dinámicas y procesos de grupo, a los factores que intervienen en las estructuras , funciones, efectos e influencias de los llamados Medios de Comunicación de Masas, a las recientes Tecnologías de Información y Comunicación, al tema de la comunicación intercultural, a las interpretaciones psicosociales del comportamiento no verbal en la comunicación diaria, a los mecanismos de “control social” que mediante la comunicación persuasiva ejercen ciertas instituciones ( políticas, publicitarias, religiosas y educativas ) sobre el comportamiento social de los individuos y grupos, y en definitiva, a todos los procesos del lenguaje asociados con la cultura ( teórica y práctica) en la creación de mapas cognitivos y conductuales que sirvan para el mantenimiento o transformación de determinadas estructuras sociales, me hizo desarrollar mi expectativa de mi mercado en relación a la calidad y servicio , para que estas personas  quedaran satisfechas y motivadas a repetir las experiencias vividas en dicho viaje.

            Mi comunicación se centro como operadoras turísticas, quienes organizamos, planificamos, promocionamos, efectuamos el paquete turístico y retroalimentación.

Organización del paquete turístico

            La comunicación de las otras dos operadoras turísticas permitía que yo como coordinadora eligiera un destino turístico acorde y definitivo, en función a la necesidad del grupo universitario. (Mediante el uso de mapas, correos, páginas turísticas y Fondoturismo (actualmente MINTUR), para luego de su elección ir a realizar un viaje de reconocimiento para conocer el producto por nosotras mismas y establecer el número definitivo de personas, fecha y tiempo de estadía de los mismos. (Se mantenía una comunicación interna constante (celulares, correos y fotos).

            Al establecer lugar, fecha, costos, servicios, días y las actividades recreativas se procede al siguiente plan.

Planificación Turística

            Esta planificación como su nombre lo indica, no es más que la programación que debe hacerse para dar a  conocer el producto, debidamente organizado mediante un itinerario o repartición de actividades, donde mis operadoras establecían horas, actividades, comidas,  números de habitaciones, eventos de bienvenidas, estacionamiento, entres otras. Y yo la distribución y contratación de  las actividades en función de las necesidades planteadas por los universitarios y contacto con el proveedor contratado (posada) (comunicación externa para nosotros).

Promoción Turística (comunicación externa e interna)

            Establecida la planificación del destino, se procede a la elaboración del material promocional (impreso: Trípticos, afiches, fotos, vitrina turística (stand) y tecnológicos: internet: correos, facebook,blogs,…)

Generando la recepción del público a captar, para su posterior compra.

Efectuar el paquete turístico

            Al finalizar la venta de todos los paquetes turísticos a la grupo universitario, se procede a llevarlos al destino solicitado ofreciendo y coordinando de manera general la logística del mismo. Obteniendo de esta forma, la satisfacción de nuestros clientes por el producto.

Retroalimentación

            Este último paso no menos importante, nos reunimos y establecemos lo que quizás salió bien o mal en el viaje, sus posibles mejoras si este lo ameritara y la construcción  de nuevos clientes a futuro. (Uso de encuestas). Este último paso involucraba las opiniones, las cuales ayudaban a seguir efectuando los viajes con más ánimo y éxito.

            Aunado a esto, mediante estos dos ejemplos se puede ver la comunicación como puede afectar de, manera directa e indirecta a las organizaciones por más pequeñas que estas sean. Es entonces, uno de los medios más importantes que poseemos para descubrir y demostrar la pertinencia de nuestras opciones de conducta. Mediante la comunicación podemos facilitar el crecimiento y desarrollo del otro u otros, o su destrucción, es lo que comúnmente se identifica por los investigadores de la comunicación como “aniquilamiento simbólico” (George Gebner, 1978)

3.     LEIDY CAROLINA RUIZ GALARRAGA:

4.     JESÚS ROLANDO DÁVILA VALERO:

            3PL Panamericana es una compañía que presta servicios logísticos en las aéreas de Almacenamiento y Distribución a diferentes multinacionales que operan en Venezuela como Belcorp, Firestone, etc. Su principal virtud es adaptar sus instalaciones y procesos a los requerimientos que el cliente necesita para ejecutar sus funciones. Es por ello que resulta de vital importancia la comunicación externa ya que él se encuentra activo en Venezuela en los estados de la región central Valencia, Maracay, Aragua y Distrito Capital; a Nivel internacional en los países de EEUU, Brasil, Alemania, España, Colombia, Perú, Panamá, Etc. La organización clasifica sus operaciones según el cliente y las funciones que tenga que ejecutar para mantener al máximo los niveles de satisfacción pues es de ahí que depende la estabilidad de la empresa. Actualmente en mi caso soy el analista encargado de entablar la comunicación directa con el cliente y cumplir sus expectativas y requerimientos, para ello lo hacemos de manera electrónica vía email donde se gestionan todos los pasos a seguir e instrucciones que necesita el cliente para realizar sus operaciones en paralelo con las que realizamos nosotros, en la operación que me encuentro actualmente recibimos programación de Colombia, Perú y Panamá, en el caso de Venezuela utilizamos la vía telefónica, redes sociales y sistemas de interconexión

  

¿Muchos se preguntaran como logramos satisfacer al cliente? La respuesta es que no es nada sencillo hacerlo se debe realizar un trabajo perfectamente engranado donde se movilizan un sin número de recursos como capital humano y logístico en materia de almacenaje, procesos     de recepción de materiales importados y nacionales, abastecimientos, armado de pedidos, despachos, suministros y distribución a nivel nacional.

 

Recuerda que lo más importante respecto a cualquier empresa, es que los resultados no están en el interior de sus paredes. El resultado de un buen negocio es un cliente satisfecho

5.-SOMER JOSÉ GARRIDO DÍAZ:

Auditor Interno de la Contraloría Municipal de San Felipe, Estado Yaracuy

Contraloría Participativa (Experiencia comunicacional en la Contraloría Municipal de San Felipe, Estado Yaracuy)

Es una de nuestras inquietudes: intercambiar el conocimiento y el aprendizaje que semanalmente realizábamos y hacemos público tanto en lo interno como en lo externo en nuestra organización y refuerza nuestra intención de seguir divulgando aquellos aspectos vinculados con el ejercicio del control fiscal. Quizá alguna circunstancia nos impida hacerlo con la asiduidad requerida;  pero ello no es óbice para la insistencia, ya que la comunicación ha de prevalecer  siempre y en eso debemos ser consecuentes. Por ello, a la vez que les damos la bienvenida es obvio que presentemos también nuestras excusas por aquellas circunstancias en la cual pueda existir alguna ausencia inexplicable.

Estas razones guardan relación con los requerimientos válidos de nuestros trabajadores y de nuestros clientes externos;  entre quienes se cuentan  estudiantes;  profesionales;  comerciantes;  empresarios;  rectores de la gerencia pública y privada,  stakeholders, etc., quienes inquieren respuestas y explicaciones de una manera constante y que van creando el compromiso de nuestra parte de asumir posturas con serios propósitos académicos.  De allí que, en el orden que nos establece el sentido común, conjuguemos misión y visión de aquellos postulados en los cuales estamos inmersos y que son el día a día de las responsabilidades que hemos asumido,  en servicio de la función fiscalizadora de los bienes patrimoniales públicos. 

Siempre lo hemos expresado, la dinámica de la investigación exige la discusión diaria del planteamiento de salidas necesarias y oportunas que permitan afrontar los riesgos que el proceso globalizador genera. Por eso los esfuerzos de los cuerpos profesionales colegiados que en todos los niveles del mundo, trabajan para producir ideas; opiniones; comentarios; alternativas.

Por ejemplo, los profesionales de la Contaduría Pública se aprestan a asumir un proceso de adopción y/o adaptación de normas. Estas normas, por demás diversas, dadas las complejidades socio políticas de cada país, impiden informar a los diversos interesados sobre la situación financiera de una entidad local o multinacional.

Es importante que los Contadores Públicos se capaciten en forma organizada y continua y apliquen en forma obligatoria e integral, las normas contables de su país, en este caso en Venezuela, a fin de que se emitan estados financieros confiables en forma veraz y oportuna, y que en la medida que las normas contables de cada país se unifiquen mediante una convergencia con las normas contables internacionales puedan ser interpretadas por todos los interesados a nivel mundial en forma clara y precisa, a fin de permitir la toma de decisiones económicas sobre una entidad.

Se ha de conocer entre otras fuentes:

• Las Normas de Información Financiera aplicables al sector privado y público                     emitidas   en su país.
• Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC - NIIF)
• Las Normas Internacionales de Auditoria (NIA)
• Los procedimientos de auditoría internacionales (SAS).
• La conversión de moneda extranjera (FASB).
• La globalización, como un hecho real en los negocios.
• La estructura y objetivos de la Federación Internacional de Contadores Públicos               (IFAC).